Zarządzanie dokumentacją w Urzędzie Miasta Lublin

Abstract

Artykuł porusza zagadnienia związane z zarzadzaniem dokumentacją w Urzędzie Miasta Lublin po 2003 r., które związane jest z funkcjami pełnionymi przez jednostkę oraz jej strukturą organizacyjną. Omówiono zasady regulujące czynności kancelaryjne - akt prawa ogólnego - to jest Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz akty wewnętrzne - zarządzenia Prezydenta Miasta Lublin. Szczegółowo omówiono dokumentację funkcjonującą w Urzędzie z rozróżnieniem na jej charakter i formę, miejsce powstania, a także obowiązujący w jednostce tradycyjny system zarządzania dokumentacją. Przedstawiono także elektroniczny system Mdok wspomagający zarzadzanie dokumentacją oraz wymieniono inne systemy elektroniczne dedykowane do rozpatrywania określonego typu spraw związanych z usługami publicznymi. Poruszono kwestie związane z funkcjonowaniem wyjątków od systemu tradycyjnego, objętych elektronicznym zarządzaniem dokumentacją. Szczegółowo opisano zasady dotyczące obiegu dokumentacji w Urzędzie- od momentu ich wpływu lub wytworzenia, ich dekretacji, do chwili ich podpisania oraz wysłania, a także punkty kancelaryjne odpowiedzialne za obieg dokumentacji. Artykuł zakończony jest tezą, iż system kancelaryjny obowiązujący w jednostce jest ściśle powiązany z regulaminem organizacyjnym Urzędu Miasta Lublin i funkcjami pełnionymi przez jednostkę.